Definisi job analysis

1. Job analysis

     Job analysis merupakan prosedur yang sistematis untuk evaluasi dan koordinasi informasi pekerjaan dengan data, posisi, jabatan, pekerjaan seseorang di perusahaan.

     Job analysis secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.

     Contoh hasil informasi yang didapat dari kegiatan Job Analysis / analisis jabatan antara lain uraian jabatan, syarat jabatan,  berat  ringannya  pekerjaan,  besar  kecilnya  risiko  pekerjaan,  sulit  tidaknya pekerjaan,  besar  kecilnya  tanggung  jawab,  banyak  sedikitnya  pengalaman,  tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan job analysis pertimbangan-pertimbangan lain.

• Manfaat job analysis
• Basic rational pemberian kompensasi
• Evaluasi tantangan lingkungan kerja
• Planning kebutuhan SDM
• Penetapan standart penilaian prestasi
• Replacement SDM sesuai dengan kemampuan
• Pengenalan tenaga kerja baru
• Penetapan jalur promosi tenaga kerja

• Metode yang digunakan dalam job analysis 

1. Metode Wawancara ( Interview ), 

     Dalam melakukan job analysis data dapat diperoleh dengan metode wawancara yaitu mewawancarai pemegang pekerjaan dan atasan mereka. Dalam metode wawancara ini bisa dibagi menjadi 3 jenis yaitu  individu, wawancara kelompok karyawan dan kelompok supervisor, dalam metode wawancara ini mengenai validitasnya tergantung pada pengunaan metode sistematik dan sampel yang diambil. 

     Namun metode ini ada kelemahan yaitu bisa terjadi distorsi informasi sehingga diperlukan informasi tambahan. 

     Dalam Job analysis dengan mengunakan metode wawancara ini biasanya pertanyaan-pertanyaan yang umum digunakan adalah seperti : 

1. Apa saja yang dilakukan oleh jabatan? 
2. Apa yang merupakan tugas utama dari posisi anda? Apa persisnya yang anda lakukan?
3. Dalam lokasi fisik apakah anda bekerja? 
4. Pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan (bila perlu) sertifikat dan surat ijin apakah yang merupakan persyaratan?  
5. Dalam kegiatan apakah anda berperan serta? 
6. Apakah yang merupakan tanggungjawab dan kewajiban bekerja?  
7. Apa yang merupakan tanggunggugat dasar atau standar kinerja yang menjadi ciri khas kerja anda? 
8. Apa yang merupakan tanggungjawab anda? Lingkungan dan kondisi kerja apakah yang tercakup? 
9. Apa yang merupakan tuntutan fisik jabatan? Tuntutan emosional dan mental? 
10. Apa yang merupakan persyaratan kesehatan dan keamanan? 
11. Apakah anda terekspose ke kondisi kerja yang berbahaya atau tidak bisa ?

2. Metode Kuesioner

     Metode kuesioner merupakan memberikan kuesioner kepada karyawan dan meminta karyawan untuk mengisi kuesioner tersebut dengan menjelaskan tugas dan tanggung jawab mereka sesuai jabatan yang di embannya. 

     Jenis kuesioner ini terbagi menjadi 3 jenis yaitu Kuesioner Informasi job analysis Kuesioner lengkap, Kuesioner analisis posisi.

     Kelebihan dari metode kuesioner dalam job analysis ini adalah informasi pada sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan dalam waktu yang cepat serta memungkinkan analis pekerjaan untuk mengajukan pertanyaan standar untuk semua peserta.

     Namun kendalanya biasanya bisa saja karyawan tidak dapat menyelesaikan kuesioner sesuai yang ditargetkan hal ini mungkin karyawan salah menafsirkan atau mungkin mengambil waktu terlalu lama untuk mengembalikannya.

3. Observation ( Observasi )

     Dengan menganalisa pekerjaan funsional yaitu mengobservasi orang yang melaksanakan pekerjaan, tujuannya untuk menganalisis persyaratan dari pekerjaan bukan menilai. Dalam melakukan analisa pekerjaan fungsional diperlukan banyak informasi, dimana informasi ini terbagi menjadi 3 kategori yaitu Data, Orang dan Barang. Informasi data meliputi Koordinasi, analisis, pengumpulanm komputasi, penyalinan dan pembandingan. Informasi kategori Orang meliputi Negosiasi, Instruksi, Penyeliaan/ Supervisi, peragaman, pembujukan, pembicaraan dan pelayanan. Sedangkan  kategori barang meliputi pengendalian, dorongan, manipulasi, pemeliharaan, pemberian dan penanganan.

4. Metode catatan harian karyawan ( Participan diary / logs )

     Informasi pekerjaan dalam melakukan job analysis dapat diperoleh dari catatan yang dibuat oleh karyawan yang isinya apa saja yang dilakukan dalam menjalankan pekerjaannya. Buku catatan ini akan sangat berguna dan berharga dalam mencari sumber informasi ketika dibuat secara akurat dan update serta  catatan harian ini pula dapat mengidentifikasi tugas-tugas karyawan yang tidak teratur jika dikemudian hari di butuhkan data kegiatan karyawan tersebut.

     Namun terkadang karna kurangnya kedisiplinan karyawan dengan berbagai alasan mereka kurang konsisten dalam menuliskan aktifitas pekerjaan kesehariannya sehingga data kurang lengkap

5. Kombinasi antar metode

     Metode antar kombinasi merupakan pendekatan dalam penelitian yang mengkombinasikan atau menghubungkan antara metode penelitian kuantitatif dan kualitatif. Hal ini mencakup landasan filosofis, penggunaan pendekatan kualitatif dan kuantitatif, dan mengkombinasikan kedua pendekatan dalam penelitian.

     Metode penelitian kombinasi adalah suatu metode penelitian kuantitatif dan kualitatifuntuk digunakan secara bersama-samadalam suatu kegiatan penelitian, sehingga diperoleh data yang lebih komprehensif, valid, reliabel dan objektif. 

     Dengan menggunakan metode kombinasi maka realibilitas data akan dapat ditingkatkan, karena relibilitas data yang tidak dapat diuji dengan metode kualitatif atau sebaliknya.

• Tahapan job analysis

1. Identifikasi job
2. Review latar belakang
3. Menyusun daftar pertanyaan
4. Tentukan tujuan dari Job Analysis
5. Tentukan apa yang akan dilakukan analisis
6. Kumpulkan informasi informasi yang dibutuhkan dalam berbagai dokumen, seperti struktur organisasi, Job Desc yang ada, proses (alur) kerja, dll.
7. Tentukan metode yang akan digunakan
8. Implementasi proses JA.

• Model job analysis