Definisi Job spesifikasi dan job description

1. Job description

         Job description merupakan panduan dari perusahaan kepada karyawannya dalam menjalankan tugas. Semakin jelas job description yang diberikan, maka semakin mudah bagi karyawan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan tujuan perusahaan. 

         Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang digunakan untuk menulis deskripsi pekerjaan: format, pada kenyataannya, tergantung pada preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan digunakan.

• Manfaat job description
• Atasan, untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
• Pimpinan Organisasi, untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
• Pemegang jabatan, sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
• Perekrut, untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan
• Trainer, untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
• Assessor, untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment, in-depth interview dll)
• Perencana Karir (Succession Planner), untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
• Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner), untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan
• Job Evaluator, untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.

• Konten dari job description
• Job identification
• Job summary, total keseluruhan yang ia kerjakan 
• Relationship
• Responsibilities and dutle ( tanggung jawab )
• Equipment and tools ( alat dan bahan )
• Working conditions and physical environment
• Hazard if any ( bahaya jika ada) , berhubungan dengan K3 

• Pihak-pihak yang terlibat secara langsung dalam pembuatan job description:
• Manajer
• Departemen yang terkait (job holder),
• Pemegang jabatan (employee),
• Penganalisa jabatan (job analyst) dan
• Human Resources Department yang bertindak untuk memonitor jalannya pembuatan job description tersebut.

•  Bagian-bagian dari job description:
• Job identification,
• Job summary,
• Job duties
• Job duties responsibilities
• Job environment,
• Job spesifications.
• Job description

      2. Job specification

        Job specification merupakan kebutuhan tenaga kerja. Contoh menjelaskan tenaga kerja seperti apa yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut.

• Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam job specification adalah:

• Persyaratan pendidikan, latihan, dan pengalaman kerja
• Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 
• Persyaratan fisik dan mental 
• Persyaratan umur dan jenis kelamin.

• Tujuan menyusun spesifikasi jabatan

1. Menemukan pekerja yang prospektif 

Spesifikasi jabatan penting dalam mendapatkan calon karyawan untuk pekerjaan tertentu sesuai rumusan spesifikasi jabatan yang ada . juga akan membantu dalam proses seleksi, serta membantu menyediakan daftar pertanyaan penting untuk wawancara sesuai isi spesifikasi jabatan yang ada.

      2. Rincian spesifikasi jabatan yang ada dalam recruitment merupakan gambaran calon pekerja .

Sebuah spesifikasi pekerjaan akan menjadi perkenalan pertama untuk calon. Oleh karena itu penting bahwa itu adalah profesional dan menggambarkan citra yang tepat. Sehingga ketika Anda menyusun spesifikasi anda akan menarik kandidat yang sesuai. 

      3. Mengatur kompetensi organisasi 

Organisasi harus menetapkan kompetensi inti dan spesifikasi pekerjaan yang akan membantu mereka untuk melaksanakan program kompetensi yang sesuai. 

     4. Spesifikasi pekerjaan penting dalam mengidentifikasi kompetensi Karyawan.

Organisasi dapat mengidentifikasi tugas yang tepat dan kompetensi dari posisi pekerja. 

    5. Sebagai Orientasi untuk calon 

Calon dapat menentukan apakah dirinya ber kualifikasi sesuai dengan spesifikasijabatan yang ada.

•  Manfaat job specification

1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen, seleksi, dan penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja.

• Konten job specification

• Ketrampilan
• Pengetahuan
• Kemampuan
• Kepribadian 
• Minat 

• Profil suatu job meliputi
• Knowledge
• Skill
• Abilities
• Personality

• Tujuan job specification
• Proses identifikasi
• Kapasitas yang dipenuhi oleh perusahaan
• Jangkauan pemasaran
• Tingkat Kerumitan teknologi

• Diagram alir job specification